Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016
SOREC S.r.l. (di seguito “SOREC”)
con Sede legale: Via Lodi n. 38 – 73100 Lecce (LE)
P. IVA e C.F. 02525220758
PEC: sorecsrl@pec.it
Email: privacy@sorec.it
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): rpd@sorec.it
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento, SOREC desidera informare gli interessati acquisiti nell’ambito di operazioni di cessione del credito da parte di terzi cedenti (di seguito “Clienti Cedenti”), ovvero gli interessati dei terzi che la società gestisce in forza di un mandato al recupero crediti per conto terzi (di seguito “Clienti Committenti”), gli eventuali coobbligati o garanti, circa le modalità e le caratteristiche del trattamento dei loro dati personali (di seguito “Dati”).
SOREC opera anche per conto di altre società (di seguito “Mandanti”) in qualità di Responsabile del trattamento, e agisce secondo le istruzioni documentate del Titolare ai sensi dell’art. 28 GDPR.
SOREC si impegna a:
- non utilizzare modalità intrusive di contatto (es. chiamate a numeri di terzi, visite domiciliari non giustificate, comunicazioni in luoghi pubblici);
- utilizzare esclusivamente canali e orari conformi alle linee guida del Garante;
- garantire che ogni comunicazione sia riconducibile in modo chiaro alla società e alla finalità di recupero crediti;
- assicurare che l’interessato possa in ogni momento richiedere informazioni, chiarimenti o la cessazione dei contatti indebiti.
Finalità e base giuridica del trattamento
| Finalità del trattamento
|
Base giuridica |
| a) Esecuzione di attività di recupero stragiudiziale dei crediti per conto delle Clienti Committenti.
|
Art. 6(1)(b) GDPR – esecuzione di un contratto o misure precontrattuali; Art. 6(1)(f) GDPR – legittimo interesse del titolare (recupero credito) |
| b) Attività di recupero stragiudiziale e giudiziale per conto delle Clienti Cedenti.
|
Art. 6(1)(b) e (f) GDPR |
| c) Adempimento di obblighi di legge in materia civile, fiscale, contabile, antiriciclaggio e vigilanza.
|
Art. 6(1)(c) GDPR |
| d) Gestione del contenzioso e difesa dei diritti del titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.
|
Art. 6(1)(f) GDPR |
| e) Controllo di qualità dei servizi, formazione interna, compliance e audit. | Art. 6(1)(f) GDPR |
| f) Utilizzo del canale WhatsApp Business Previo specifico consenso dell’interessato, il recapito WhatsApp potrà essere utilizzato esclusivamente per: • comunicazioni organizzative; • richieste operative; • aggiornamenti relativi all’esecuzione dell’accordo.Non saranno trasmesse tramite WhatsApp: • informazioni eccedenti; • dati particolarmente riservati; • dettagli non necessari relativi alla posizione debitoria. |
Art. 6(1)(a) GDPR – consenso espresso dell’interessato per l’utilizzo del servizio WhatsApp Business. |
| g) Utilizzo di strumenti di Intelligenza Artificiale a supporto delle attività di gestione e recupero del credito, per l’analisi e classificazione delle pratiche, il supporto alla predisposizione delle comunicazioni e l’ottimizzazione dei processi organizzativi e operativi. | Art. 6(1)(f) GDPR Art. 6(1)(c) GDPR Art. 6(1)(b) GDPR |
Modalità del trattamento e principi di correttezza
Il trattamento è effettuato con strumenti elettronici, telematici e cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza, proporzionalità e minimizzazione, esclusivamente da personale autorizzato e formato da SOREC e nel rispetto delle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali in materia di recupero crediti (Provv. 30.11.2005 e Vademecum 2016), che vietano pratiche invasive o lesive della dignità e riservatezza del debitore (es. comunicazioni a terzi, pressioni indebite, diffusione non necessaria dei dati).
Utilizzo di WhatsApp Business
Il servizio di messaggistica WhatsApp Business è fornito da WhatsApp / Meta Platforms.
L’utilizzo del canale WhatsApp può comportare il trattamento di dati personali da parte del fornitore del servizio secondo i rispettivi termini e condizioni e informative privacy.
L’interessato è invitato a prendere visione della documentazione privacy resa disponibile dal fornitore del servizio.
Le comunicazioni tramite WhatsApp:
• saranno limitate a contenuti strettamente necessari;
• non conterranno dati eccedenti;
• potranno essere archiviate ai fini di tracciabilità e tutela delle parti.
Natura del conferimento dati – WhatsApp
Il conferimento del recapito WhatsApp e il consenso al relativo utilizzo:
• sono facoltativi;
• il mancato conferimento non pregiudica la gestione della pratica mediante canali ordinari.
Revoca del consenso – WhatsApp
Il consenso all’utilizzo del canale WhatsApp può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
A seguito della revoca le comunicazioni proseguiranno mediante canali alternativi.
Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale
Il Titolare utilizza strumenti di IA per migliorare l’efficienza dei processi aziendali.
Tali sistemi possono essere impiegati per:
• analisi automatizzata delle informazioni relative alle posizioni debitorie
• supporto nella predisposizione di comunicazioni
• classificazione e prioritarizzazione delle pratiche
Garanzie adottate:
• supervisione umana sulle attività rilevanti
• utilizzo di dati limitati e pertinenti
• verifica degli output generati dai sistemi IA
• adozione di misure tecniche per la sicurezza dei dati
Processi decisionali automatizzati:
Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici significativi sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.
Origine dei Dati
I dati personali trattati da Sorec possono essere:
- comunicati dai creditori originari o da cessionari (mandanti) nell’ambito di contratti di affidamento o cessione del credito;
- raccolti presso pubblici registri, banche dati pubbliche o accessibili, società di informazione e rintracci investigativi;
- acquisiti direttamente dall’interessato in occasione dei contatti (telefonici, scritti o di persona) durante l’attività di recupero crediti.
Tali dati sono trattati da SOREC in qualità di Responsabile del trattamento in esecuzione dei contratti con le Clienti Committenti e Cedenti.
Categorie di dati personali
Le categorie di dati trattate sono:
- dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, recapiti telefonici, e-mail/PEC;
- dati economici e finanziari: importi dovuti, informazioni bancarie, coordinate di pagamento, storico dei pagamenti;
- dati relativi al rapporto contrattuale con il creditore originario o cedente.
Categorie di dati personali particolari e/o giudiziari
Generalmente non vengono trattati dati appartenenti a categorie particolari o giudiziari (artt. 9 e 10 GDPR), salvo eccezioni previste da legge o strettamente funzionali alla gestione del credito (es. decesso del debitore).
Eventuali dati giudiziari, possono essere trattati solo se strettamente necessari alla gestione del credito (es. decreti ingiuntivi, pignoramenti, procedure concorsuali).
Nei limiti di quanto necessario per l’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto e/o per l’esecuzione di prestazioni richieste, per la tutela dei propri diritti, dei diritti dei mandanti e delle loro ragioni di credito, SOREC potrebbe venire a conoscenza anche di quei dati particolari che il Regolamento indica all’articolo 9: dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.
Categorie di interessati
Le categorie di interessati cui si riferiscono i Dati trattati sono principalmente quelle di seguito indicate in relazione ai diversi ruoli che SOREC assume (Titolare o Responsabile del trattamento):
| Categoria di interessato | Descrizione e contesto del trattamento | Ruolo di SOREC |
| Debitori (clienti delle mandanti o cessionari di crediti)
|
Persone fisiche (o referenti di persone giuridiche) che risultano titolari di posizioni creditorie oggetto di gestione, recupero o cessione. I loro dati vengono trattati per attività di recupero crediti, solleciti, gestione piani di rientro, contatti informativi. | Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. |
| Garanti, coobbligati, fideiussori, successori o eredi del debitore
|
Dati utilizzati per finalità strettamente connesse al recupero o all’adempimento contrattuale (es. contatto del garante per l’escussione). | Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. |
| Debitori ceduti (nei portafogli cartolarizzati)
|
Persone fisiche i cui crediti sono stati ceduti a società veicolo per le quali SOREC opera come “Servicer” | Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. |
| Professionisti di SOREC
|
Soggetti, persone fisiche o giuridiche, che operano per conto di SOREC in virtù di un incarico, mandato, nomina o contratto professionale (es. agenti di recupero, società recupero sub delegate, avvocati/studi legali, società di informazioni e di rintracci investigativi, fornitori di sistemi e licenza d’uso software e servizi). | Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. |
| Rappresentanti legali, delegati o dipendenti dei debitori o delle controparti
|
Dati di contatto professionali usati per finalità operative (comunicazioni, notifiche, aggiornamenti). | Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. |
| Consulenti esterni
|
Professionisti esterni che operano per conto di SOREC in virtù di specifici incarichi professionali (es. consulente sicurezza lavoro, commercialista, sindaco ecc..) | Titolare del trattamento |
| Personale interno di SOREC (dipendenti e collaboratori)
|
Dati trattati per obblighi di legge, gestione HR, sicurezza, compliance e formazione privacy. | Titolare del trattamento (SOREC agisce come datore di lavoro). |
| Utenti dei canali di comunicazione (es. e-mail, sito web, PEC)
|
Persone che contattano SOREC per informazioni o esercizio di diritti privacy. | Titolare del trattamento. |
Comunicazione dei dati
Per il perseguimento delle finalità del trattamento, Sorec S.r.l. comunica i dati personali alle seguenti categorie di interessati:
- mandanti o cessionari del credito (banche, intermediari finanziari, società veicolo, fondi di investimento);
- persone fisiche o giuridiche incaricate di attività di recupero giudiziale o stragiudiziale;
- società cloud provider (sub-responsabili), nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR;
- società di informazioni e rintraccio investigativo incaricate da SOREC;
- soggetti coobbligati, garanti e terzi pagatori;
- Autorità e Organismi di vigilanza e controllo e, in generale, soggetti, pubblici o privati, con funzioni di rilievo pubblicistico (es.: UIF e Banca d’Italia);
- soggetti che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni con l’Interessato;
- società di recupero crediti e/o società cessionarie dei crediti acquistati.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra annoverate operano in totale autonomia come distinti titolari del trattamento, o come Responsabili Esterni / Sub-Responsabili esterni all’uopo nominati dalla società.
I dati personali potranno inoltre essere conosciuti, in relazione allo svolgimento delle mansioni assegnate, dal personale della società, qualunque sia il loro rapporto contrattuale, tutti appositamente nominati Responsabili esterni ovvero Incaricati del trattamento.
I dati non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing.
Trasferimenti verso paesi terzi
I dati non sono trasferiti verso paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE).
In caso di necessità, eventuali trasferimenti avverranno nel rispetto delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione UE (artt. 45–46 GDPR).
Conservazione e cancellazione dei dati personali
La conservazione dei Dati avviene mediante l’utilizzo di supporti cartacei e/o digitali, in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. Successivamente, possono essere conservati per un periodo non superiore a 10 anni dal saldo, chiusura o prescrizione del credito, per finalità di difesa o obblighi di legge.
Le conversazioni WhatsApp saranno conservate solo per il tempo strettamente necessario alle finalità perseguite e nel rispetto dei principi di proporzionalità e minimizzazione.
Diritti degli interessati
Relativamente ai Dati trattati, l’interessato può esercitare i diritti contenuti negli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 679/2016:
- richiedere accesso ai propri dati;
- richiedere la rettifica o la cancellazione dei propri dati;
- opporsi al trattamento dei dati trattati ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento;
- richiedere la limitazione del trattamento dei dati secondo i casi previsti dall’articolo 18 del Regolamento;
- proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Eventuali istanze di opposizione al trattamento dei Dati ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento non verranno accettate nei casi in cui sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.
L’interessato potrà esercitare i diritti sopra indicati inoltrando apposita richiesta in forma scritta ai recapiti sottoindicati.
SOREC S.r.l. – Via Lodi, 38 – 73100 Lecce
Fax 0832.392999
Email: privacy@sorec.it
Email DPO: rpd@sorec.it
Modifiche e aggiornamenti dell’informativa
La presente informativa potrà essere aggiornata periodicamente. La versione aggiornata sarà disponibile presso la sede legale di SOREC e pubblicata sul sito web aziendale.
